如何批量打印信封

當一個文員有時會向外郵寄一批信件，我看到很多單位是把收件人信息打印在紙上裁剪後貼在信封上。
我利用Word的郵件合併功能，對比信封直接打印，既實用，又省去了裁剪、粘貼的工序，提供大家參考。
WPS也有相同的功能，使用方法類似。

操作方法

（01）建立需要打印的信息庫。用Excel建立一張信息庫表，將收件人、單位、地址、電話，寄件單位、地址等信息錄入進去，保存起來即可。如果是單位印製的信封，又不需要改變寄件人信息的，就不用錄入寄件人信息了。

（02）建立信封模板。以小信封為例，一般信封是橫式的，打印時要用短邊送紙，所以要將頁面設置成橫向（可根據打印機送紙方式設置），並將顯示設置成與實際尺寸相同，以便與信封進行對比。在頁面插入文本框，建議將收件人、單位、地址等分別單獨插入，便於調整。將各文本框拖動到信息大致的位置，後期再仔細調整。

（03）設置文本框格式。以郵政編碼為例。郵政編碼是最麻煩的，因為有6個方框印好了，要對準位置，其它的信息則相對準確就行。先隨意打上6個數字，設置字體、字號和字間距離，使之與信封上的6個方框位置相同。然後設置文本框格式，去掉邊框，最好將填充也設置成“無色”，以免調整後遮擋住其它文本框。其它文本框調整方法類似。

（04）調整模板。對比信封，在顯示屏調整各信息文本框的位置。可以打印一個對照一下，多試幾次，要有耐心。

（05）郵件合併。打開郵件合併工具欄，打開先期建立的信息庫表，分別在設置的信息位置插入郵編、收件人等相應的信息。合併完成可查看一下顯示效果。

（06）打印。打印方法一共3種。一是一個一個信封驅動打印，二是將所有需要打印的信封文件合併成一個文檔，一次性打印，也可以選合併到打印機一次性打印。在郵件合併工具欄上有這幾個按鈕，自己選用即可。不同的打印機進紙方法不同，有的是居中放，有的是靠邊放，打印方式也不同，有的是正面進紙，有的是反面進紙，所以如何放信封要根據打印機不同來選擇正確的放置信封的方式。先打印一個信封試試，看看效果是不是可以了。位置不對還需要調整文本框的位置，這需要一點耐心喲。

特別提示

不同的打印機進紙方法不同，有的是居中放，有的是靠邊放，所以在設置模板時要注意。