如何進行郵件合併

郵件合併是一種常用的辦公功能，能夠使發送給多人的同一封郵件各不相同。包括信封、標籤、套用信函、郵件、傳真及有編碼的打折券在內的各種文檔，都可以利用郵件合併功能來批量製作。下文將為你詳細介紹郵件合併功能的使用方法。

準備

（01）建立數據文件。這個文件可以是表格文件、數據庫文件，甚至可以是具有一定格式的文本文件。其中表格文件是最常用的，本指南將以表格文件為例。數據文件中應包含所有的變化信息。例如，如果你創建的是套用信函，那麼數據文件中就應該包含所有收信人的姓名及地址。同一組信息要填在同一行上的單元格里，這樣，同一種類的信息（姓、名、稱謂等）就會出現在同一列上了。給每一列都起一個合理的名稱。郵件合併是按列來讀取數據的，而每一列的第一項則被默認為是這一列信息的總稱，所以要給每一列信息起一個合理的名稱。例如，名字這一列就可以叫做“名字”，這一列下面就全部是名字。這樣，當軟件詢問你要在信中插入哪一部分數據時，就會出現“名字”這一選項，這就一目瞭然了。Microsoft Outlook用户可以將Outlook中的地址簿用作數據文件。

（02）保存數據文件。把文件保存在容易找到的地方，起一個容易記憶的文件名。

（03）創建主文檔。主文檔就是保存主要信息的文檔。例如，如果你要寫一封套用信函，那麼主文檔就是一封信函。其中，凡是有變動的信息（如姓名）都要暫時留空。

在MS Office中進行郵件合併

（01）打開郵件合併任務窗格。在主文檔中，點擊打開郵件合併任務窗格。如果沒找到，就打開工具菜單，在列表中選擇郵件合併。

（02）完成郵件合併嚮導。Office中的郵件合併是分步驟進行的，這樣能準確、清晰地引導用户完成郵件合併。首先選擇文檔類型。點擊最切合的文檔類型，然後點擊下一步。選擇“開始文檔”（即主文檔）。如果你每一步都操作正確的話，這時應該能夠看到“使用當前文檔”的選項，單擊該選擇。然後點擊下一步。

（03）選擇要合併的文件。這就是你之前創建的數據文件，選擇合適的單選按鈕，點擊下一步查找數據文件，然後將其與主文檔連接起來。如果你想用Outlook地址簿的話，就點擊那個選項。

（04）選擇要使用的數據。Office允許選擇或取消選擇整行數據，這樣你就能在數據文件中自由選擇想要與主文檔合併的信息，當信息繁多的時候，數據文件帶來的便捷就能進一步體現出來。選擇完成後，點擊下一步。數據可通過每一列的名稱來篩選。信息繁多的時候，通過名稱篩選就會顯得尤其快捷。

（05）插入數據域。點擊下一步後，程序會要求你創建數據文件（如果你還沒有創建的話），同時提供一系列將數據從數據文件中插入到主文檔中的選項。用鼠標選中數據域，單擊相應的按鈕，插入數據。與編輯普通信函或數字一樣，按Delete鍵可刪除錯位或重複的數據。預設選項根據你所選的文檔類型不同也會稍有差異。Office會盡可能根據你所提供的數據插入正確的信息。例如，如果你在書寫一封套用商務信函，那麼你就會看到插入地址塊的選項，其中包括了收信人的姓名及地址，分成幾行整齊排列。有些預設選項會彈出新窗口，要求你輸入相應的信息，這些步驟也十分簡單易懂。如果你選擇的預設選項沒有找到相符的信息，那麼你可以點擊“匹配字段”，告訴程序哪一個名稱應該與該標準名稱相匹配。例如，你可以將數據文件中的“名字”一欄與地址塊中的“名”相匹配。要選擇自己創建的數據域，就可以點擊“其他選項”。這時你就能看到你起的每一欄的名稱了。

（06）預覽信函。郵件合併不會在主文檔中顯示出你選擇的數據域的具體數據，而要等打印出來的時候才能看到。不過，Office也提供了預覽功能，通過該功能，你就能檢查相關信息是否插入正確。確認無誤後，就可以進行下一步了。

（07）完成合並。郵件合併的最後一步會告訴你，合併已經完成，可以開始打印了。每打印一份文檔，該文檔的那組信息就會出現在屏幕上，程序會自動打完所有的信息。如果你想單獨編輯某一封信函，就可以單擊“編輯單個信函”。

在上進行郵件合併

（01）創建數據庫。上做郵件合併，數據庫文件是必須的。不過，你仍然可以先在表格文件中創建數據。在主文檔中，打開文件菜單，選擇創建新數據庫文件。在彈出的對話框中，選擇“連接到現有數據庫”。在下拉菜單中，選擇“表格”，然後點擊下一步。在下一界面中，你要將要使用的表格文件導入。這一步中，在文件地址下面有一個設置密碼保護數據庫的複選框，你可以根據需求決定要不要勾選。然後點擊下一步。這一界面中，你要選擇是否註冊數據庫以便今後使用，及是否現在打開數據庫進行編輯。（如果你已經創建了表格文件的話，這一步就可以不用做。）點擊完成來保存數據庫。數據庫文件名要方便記憶。

（02）插入數據域。現在，已經能夠識別你導入的數據庫了，接下來就要利用該數據庫進行郵件合併。在插入菜單中，選擇“域”，然後在子菜單中選擇“其他”。也可以按快捷鍵Ctrl+F2。在彈出的對話框中，點擊“數據庫”選項卡。點擊窗口右下角的“瀏覽”找到剛才創建的數據庫文件。選擇好數據庫文件後，該文件就會出現在窗口右側名為“數據庫集”的列表中。在窗口左側的“類型”列表中，選擇“合併域”。點擊數據庫後面的“+”號，下面就會出現表格文件；再點擊表格文件後面的“+”號，就會展開表格文件中的數據域名稱。單擊要插入的數據域名稱，在主文檔中插入數據。記住插入之前要先用鼠標選中數據域，否則就要通過複製粘貼來將數據移動到正確的位置了。正如在Office中一樣，主文檔上的數據域信息也是用文字數字式字符來表示的。空格鍵移動數據，Delete鍵刪除數據。

（03）完成合並。檢查所有數據域的位置是否正確。確認無誤後，就可以打印主文檔了。網站會根據你輸入的信息一組一組按順序打印。

特別提示

文字處理軟件中一般都會有用來創建主文檔的模板。

數據域要分得越細越好。例如，一封信函中可能會包含稱謂（先生/女士/小姐）、名與姓氏，這樣你就要創建三個數據域，每一類數據都要分別放在單獨的一欄中。