如何寫一封電郵

寫一封電郵相當簡單，但是還是有一些基本的格式你需要記住。還要留意正式的和非正式的電郵之間的區別。下列就是你需要知道的。

電郵概要

（01）填寫電郵地址。如果你還沒有電郵地址，那麼之前你需要用電郵提供商註冊一個電郵。幸運的是有很多基於網頁的電郵提供商，你可以從那裏得到免費的電郵地址。最受歡迎的幾種包括：GmailHotmailYahoo mail

（02）點擊“排版”或“新建”。寫電郵之前，你需要打開一封新郵件，空白的消息框裏寫入郵件內容。其他的方式根據你使用的服務器不同而不同，但是一般頁面頂部都有一個類似於“排版”、“新建”或“新郵件”的標籤。如果你不確定如何創建一封新郵件，查看你郵件服務器的幫助頁面來學習更多更詳細的細節。

（03）列出收信者的電郵地址。你不需要列出你自己的電郵地址，但是你需要知道你想發郵件的那個人的郵箱地址。一個空格足夠分開不同的郵箱地址了，但是有些服務商會詢問你是要以通常的方式還是以標點符號的方式分開郵箱地址。在這種情況下，這些説明應該因你選擇的電郵提供商不同而有區別。在“發送至”框裏填上主要收信者的電郵地址。主要收信人指某個你直接寫信給他的人，或是信的內容直接給他看的人。在“抄送”欄中填寫其他地址。這是“複製”欄。如果電郵不是專門直接發送給他們的，但是需要他們留意一下信，那麼這些收信人應該被列入“抄送”當中。使用“祕密抄送”來隱藏電郵地址。如果你不想讓收信人看到郵件發出的地址列表，你應該把這些電郵地址填寫在“祕密抄送”中。

（04）寫上郵件的主題。每一個電郵服務器都會讓你在“主題”框中為郵件輸入一個主題或是標題。主題應該簡潔，但是也應該讓收信人明白這封郵件在説什麼。比如，隨便給朋友寫一封郵件可以僅僅寫一句“怎麼啦？”儘管電郵內容只是一個問句，但主題行應該寫上“數學作業”之類的。同樣的，一個給管理者或教授的問題，主題可以寫為“問題”或是“關於……的問題”。後面再加上一些對於問題的簡要描述。沒有主題的郵件，在收信人那裏會顯示為“無主題”。

（05）寫郵件的內容。你郵件的內容應該寫在主題行下面的大框中。每一封郵件的內容應該包括問候語、消息、和結尾詞。郵件的本質就是便捷迅速，因此基本上來説，你應該保持郵件篇幅較短。

（06）點擊“發送”按鈕。寫完郵件之後，查看一遍確定沒有拼寫或語法錯誤，內容也是你想要表達的。如果郵件準備就緒，點擊消息框上的發送按鈕，從而把郵件發送到你的收信人那裏。

寫一封友好的電郵

（01）知道什麼時候寫一個友好的電郵是合適的。友好的電郵應該是寫給喜歡的人的，包括朋友、家人、或是愛人。如果郵件的內容基本上很隨便，而你又是要發給某一個隨意的人，你就可以發送一封友好的電郵。只有當你要發送一個官方內容的羣郵件時，如請求捐款或銷售廣告，就不應該給朋友或家人發送友好的電郵了。因為這些電郵看起來像發送給那些你需要和他們客套的人，同樣，你要給他們發郵件。

（02）讓主題欄隨便一點，主題欄並不是絕對必須的，但是寫一個主題還是挺好。讓主題短一點，語言甜蜜點，並且要直達重點。如果你只是寫電郵給朋友，你可以包含一些幽默的主題或是簡單一句“好久不見！”如果你是有目的地寫郵件，那麼就要留意你的目的是什麼。比如説，如果你想要寫一封關於組團旅遊的郵件，郵件主題就要特別突出這次旅行，

（03）考慮用名字來寫收信人。對於友好的電郵，這不是絕對必須的，但是這也是一種禮貌的方式來開始寫你郵件的內容。你的問候語可以僅僅是稱呼對方的名字："鮑勃，"或者説你也可以在名字旁加一些友好的問候："嘿鮑勃！""嗨鮑勃，""早上好鮑勃！"

（04）清楚地寫信息，但是語言要隨意。信息的內容要通俗易懂，但是語氣要比較隨意且口語化。閲讀你的郵件並且問你自己，郵件的內容是不是讀起來像是你説話的方式。如果是的，你就已經掌握了寫友好郵件的語氣。使用縮寫。縮寫不是正式的書寫形式，但是在日常交流中很常用，在友好的電郵中適當地使用縮寫。隨意使用俚語。如果你想，你可以使用網絡俚語“thx”取代“thanks”，“4”取代“for”，“18r”取代“later”等等。適當的時候使用表情。 :)

（05）考慮簽上自己的名字。和問候語一樣，在友好的電郵中，結尾辭和署名也不是必須的。但也是一種結尾的好方法。你可以僅僅用你的名字結尾："珍""——珍"你可以在結尾中加一點創意："回頭見！珍""這封郵件即將自動銷燬， 3...2...1..."

寫一封正式的電郵

（01）認識到什麼時候該寫正式的電郵。當你寫給某個需要正經説話的人時，你應該用正式的電郵。這包括陌生人，管理者，同事，客户和顧客，導師，還有社團或是政治官方。當你與上述範疇內的人建立起工作關係之後，你會發現極端的正式電郵也沒有必要。當“正式”電郵太過僵硬時，你應該寫“半正式”的電郵。你郵件的語氣可以是比較口語化的，但是不要使用網絡俚語。你應該署名，但是不需要在你的名字下面留下聯繫信息。

（02）包括一個非正式的主題。主題應該簡潔但精確，直打手邊的問題。比如："論文問題" (當你寫給教授詢問論文任務的細節時)"申請主管職位招聘" (當寫電郵迴應職位招聘廣告時）" #00000部分的問題" (當寫電郵要求客服或是報告技術問題時)

（03）寫一句正式的問候語。一個正式的問候語應該包括“尊敬的”詞彙，後面加上收件人名字。用收件人的名，並且用一個適當的標題，在問候語後面加一個冒號。比如："尊敬的史密斯先生：""尊敬的瓊斯女士：""尊敬的伊萬斯博士："

（04）保證論文內容簡介明確。把郵件內容限制在幾段話內，並且直接闡明郵件的主題。用正式的語言，確保拼寫和語法都是正確的。不要使用縮寫。不用使用網路俚語或是表情。

（05）包括一個合適的結尾辭。最常用的結尾是“真誠地”，但也有一些其他的結尾同樣可行。結尾保持禮貌最後加上一個逗號。其他可行的結尾包括：Regards（誠摯問候）Yours faithfully（你忠實的）Best regards（致以最親切的問候）Thank you（謝謝）Best wishes（祝好）

（06）適當的時候，在你的署名處留下聯繫信息。包括在電郵結尾下面留下全面。在名字下面，你需要留下官方標題和任何一種方便的聯繫方式。如果你有標題，那麼標題應該包括你在公司或機構擔任的職位和名稱。至少要包括你的電話號碼、傳真號和郵箱地址。你也可以留下郵寄地址和網頁URL。

友好電郵的特殊類型

（01）寫給已經搬走的朋友的電郵。如果一個朋友、親戚或愛人最近搬到一個新的位置，寫電郵問候一下搬家情況，新鄰居如何等等。

（02）寫一封友好的電郵，發送給一個從沒有給過你電郵地址的朋友。如果你從第三方收到一個朋友的電郵，那麼用你的電郵確認這個地址是正確的，並且儘快澄清你的身份就非常重要。

（03）學習如何給男生寫電郵。如果你是一個女孩，第一次寫郵件給男生，你可能會感到有點緊張。如果你寫郵件的這個人是潛在的愛戀對象就更是如此。試着寫一封電郵，讓它看起來隨意但又聰明、沉着。儘管這是一個非常危險的舉動，不過你也可以使用電郵告訴一個人你喜歡他。

（04）瞭解如何寫電郵給一個女孩。如果你是一個男生，第一次寫電郵給一個女孩，任務似乎相當艱鉅。保持冷靜地寫一段消息，顯得既隨意又有文采。

（05）寫一封調情的郵件。如果你對你的收信人賣萌，裝可愛，那麼就用你在現實中對別人調情的那些語言。表情和“抱抱親親”（xoxo）也是可以的。在交友網站上寫一封調情郵件也差不多。儘管如此，對於這樣的郵件，你需要顯得輕浮和隨意，以便收件人知道你是誰。

（06）寫一封情書。在數字化的時代，情書電郵等同於情書。如果你浪漫的愛人不在身邊，而你想送一封信表達你的愛，電郵是最快的方式。.

正式電郵的特殊類型

（01）通過郵件申請工作。當通過電郵發送簡歷和職位申請時，你需要解釋你想要申請哪個職位，為什麼你想申請，你自身有怎樣的素質可以讓你勝任這個職位。你應該在附件中插入你的簡歷。同樣，你也可以寫一封電郵申請實習單位。描述你想申請哪一類實習職位，並且它將如何幫助你實習事業目標。還有解釋一下你為何可以被這個實習職位選中。如果你還沒有收到你申請的回覆，發送一條跟隨電郵。

（02）瞭解如何寫電郵給你的教授。給教授寫電郵似乎看起來很嚇人，但是比起其他正式電郵來説也沒有什麼困難的。你的教授可能是一個忙人，因此要讓問題儘可能精簡。如果你的教授足夠了解你了，你也可以給教授發電郵索要推薦信。

（03）通過電郵寫一封詢問信。詢問信就是詢問一個撰稿人他是否可以接受出版的稿酬。你需要把工作描述得足夠好，讓撰稿人明白其內容是關於什麼的。

（04）用電郵聯繫人事部門。如果在你關心的公司有一個人力資源部門，最快的方式就是寫郵件給人力資源的相關人員。確保電郵清楚地説明了問題。

特別提示

不要通過電郵提供用户名、密碼或是信用卡號碼和社保號碼等個人信息。