Excel製作漂亮的工資條的方法

此文介紹瞭如何使用Excel進行工資條的製作，也許有些網友使用已經很長時間了，如何更快更好的做出漂亮的工資條，看看作者的方法吧。

步驟/方法

（01）“小問題難倒老財務”，也許你已經在財務口上工作多年，也許你天天都要面對Excel那張老臉，也許你已經習慣了用工資明細表做員工工資統計並向上級彙報，把表中的條目一條條複製粘貼後打印發給每個員工。可你是否想過，找一個更簡單更有效率的方法？看起來這似乎有些困難：在工資明細表中，工資的項目（即表頭）一般只出現在表格開頭的某一行，而在工資條中，為了便於閲讀則要求每個人的工資都有表頭，那麼如何巧妙地把工資明細表製作成便於打印的工資條呢？如圖所示，這就是我們要完成的工作（原工資表見圖1，轉換成工資條後的效果見圖2）：圖1 原工資表圖2 轉換後效果“條條大路通羅馬”，不過路有遠近之分，方法也有難易之別，這裏給大家提供三種最簡單易用的方法。方法一：宏命令控制法對於Office家族的宏功能，大家或許早有耳聞，但由於需要使用VBA進行編程，所以宏一直讓許多人望而卻步，不過要使用一個現成的宏就簡單多了。首先打開要處理的Excel表，選擇“工具→宏→Visual Basic 編輯器”，在編輯器左邊的窗口中用鼠標雙擊Sheet1，會出現代碼編輯窗口，在代碼編輯窗口輸入如下代碼（為了不破壞原有的工資表，所以這裏採用了將 Sheet1的內容複製到Sheet2的方法，所以最後的生成結果是在Sheet2中顯示）：Sub MakeSalaryList()Dim i As IntegerDim endrow As Integer'測出數據的最後一行endrow = e("a65536")(xlUp) - 1'把標題貼過去Worksheets(1)e("1:1") (Worksheets(2)s(1, 1))For i = 3 To endrow'把每條數據抬頭貼過去Worksheets(1)e("2:2") (Worksheets(2)s(3 * i - 7, 1))'把數據貼過去Worksheets(1)e(Cells(i, 1), Cells(i, 256)) (Worksheets(2)s(3 * i - 6, 1))Next iEnd Sub關閉編輯器，將自動返回到剛才的Excel表，選擇“工具→宏→宏”，將彈出如下對話框：（見圖３）圖3 添加宏點擊“執行”，將在Sheet2生成如Gz-2所示的轉換成工資條，怎樣，不復雜吧。當然，如果你的表總Sheet2已經輸入了別的內容，就可以將他複製到Sheet3來生成，代碼修改也很簡單，把其中的Sheet2修改成Sheet3就可以了，其它代碼不變。

（02）方法二：公式填充法相比宏命令，公式填充法更便於理解，不過需要手工操作的步驟稍微多一些，“魚和熊掌不可得兼”，要用哪種方法就看你的愛好了。首先打開要操作的Excel工資表，為了不破壞原表（Sheet1）結構，我們仍然採用在Sheet2中進行操作的方法。由於這個工資表一共有L列，18行，要複製的表頭項目在第二行，所以在第一個單元格中輸入如下公式：=IF(MOD(ROW(),2)=0,INDEX(sheet1!$A:$L,INT(((ROW()+1)/2))+2,COLUMN()),sheet1!A$2)接下來的工作就簡單了，我們只要使用填充柄將此公式填充到其它單元格，列向填充到L列，行填充到18行就大功告成。因為在不同的表格中這個公式需要修改的地方比較多，所以這裏做一下解釋：由於工資條中的奇數行都是表頭，偶數行是數據，所以在這個公式中首先進行奇偶行判斷，若是奇數行，直接取工資表的A2單元格數據（即公式中的 sheet1!A$2，如果表頭數據在第4行第三列則修改為sheet1!C$4）。若是偶數行，則用INDEX()函數來取數。該函數的第一個參數是指定工資表中的一個取數區域（即sheet1!$A:$L，如果不是從A到L列，那麼可以修改這個參數，如修改為sheet1!$B$P ，就表示在B到P列之間取數）。當然，如果你想把轉換後的數據放在Sheet3而不是Sheet2中，那麼，只要在Sheet3中執行以上操作就可以了，並不需要修改公式的內容（見圖４）。圖4 公式填充法採用這種方法不能自動插入空行，給打印後的裁減帶來了一定的麻煩，所以，建議在做完後在全選所有單元格，通過調整行高和列寬來解決這個問題。

（03）方法三：Word郵件合併法對於宏和公式運用不太熟練的朋友彆着急，這裏還有一招等着你。首先我們確定好主文檔（工資條表格）和數據源（Excel或Access格式的記錄表），然後通過“郵件合併”嚮導把數據源中的的字段信息合併進來。點擊“工具→信函與郵件→郵件合併”，然後在屏幕右側進入“郵件合併”嚮導。第一步：選擇文檔類型。選擇“信函”。第二步：選擇開始文檔。選擇默認的“使用當前文檔”。第三步：選取收件人。單擊“使用現有列表”區的“瀏覽”按鈕，通過“選擇數據源”對話框，定位格式數據源的存放位置，選中並打開。接着彈出“郵件合併收件人”對話框，在這裏可以指定參與郵件合併的記錄，選擇默認的“全部”，確定返回Word編輯窗口。第四步：撰寫信函。將插入點定位於表格的第二行第一格內，單擊“郵件合併”工具欄上“插入Word域”左邊的“插入域”按鈕，打開“插入合併域”對話框，選中“域”下方列表框中的“序號”字段，並單擊“插入”按鈕，即可把“序號”字段合併到主文檔中。然後用同樣的方法把其餘字段插入到主文檔表格中對應的位置即可。第五步：預覽信函。在這裏我們可以瀏覽一下工資條的大致效果，還可以調整“姓名”表格的寬度，讓姓名在一行內顯示。然後選中“姓名”後的表格區域，單擊鼠標右鍵在彈出的菜單中選擇“平均分佈各列”，讓這些列具有相同的寬度，使工資條更美觀。如果這樣直接進入打印操作，一頁紙只能打印一個工資條，所以選中整個工資條表格，複製，粘貼到原表格下方空一行後的地方，把插入點定位於主文檔中第一和第二個表格之間的空行處，單擊“郵件合併”工具欄上的“插入Word域”按鈕，在彈出的菜單中選擇“下一記錄”命令，以此類推，就可以在一頁紙上多排幾個工資表，充分利用資源了。最後進入第六步：完成合並。然後把工資條打印出來，就製作完成了（見圖５）。圖5 完成OK，再也不用費力地重複勞動專門製作工資條數據表了，通過簡單的轉化一個數據表就實現了兩項完全不同的功能，趕快操練一下吧。