員工檔案管理

很多小微型企業在人力資源管理方面，不注重員工資料的管理，員工資料混亂，本文將根據自己的經驗為大家介紹一些員工檔案管理的知識。員工檔案應根據實際需要建立紙質文檔檔案和電子檔案。

操作方法

（01）員工紙質檔案員工檔案的建立應以紙質檔案為主。員工檔案的建立應該自員工應聘起始，員工辦理入職手續時正式建立。各企業可以根據自己的公司人員情況選擇按部門建檔和按人員分別建檔的方式建立員工檔案。員工檔案中必須具備的內容有員工應聘入職登記表（資料必須填寫完備，有明確的聯繫方式、家庭住址、緊急聯繫人、身份信息與員工提供相關資料必須一致）、員工身份證複印件、崗位必須的執業資格複印件、原單位離職證明等信息、健康證明（體檢報告）等、經公司及員工簽字確認的員工入職定薪調薪表、勞動合同等；公司可按要求要求員工提供學歷證明、職稱證明等其它資料。實際操作中，建議為員工單獨建檔，為方便管理可按部門分類保管，一方面按部門分類管理，便於資料的查詢；為員工單獨建檔有利於隨着員工在企業中不斷成長，在調薪、升職、調崗等資料不斷增加的情況下員工檔案的方便管理和保存。紙質資料的保存，更多體現的是原始資料的管理，是員工在企業中工作的原始證明資料，所以必須何以、妥善保存，不允許任何性質的損壞和修改。同時，作為員工私人信息，企業必須注重信息保密工作，不得將相關資料借閲給任何非相關人員閲覽。

（02）電子檔案隨着計算機的普及，員工電子檔案的建立，更有利有利於企業在人員信息的查詢和管理，同時，通過計算機技術也更方便檔案管理人員更加快捷的引申製作更多的員工管理資料，提升企業人力資源管理的精細度和標準化。根據公司檔案管理的需要電子檔案可包含以下內容：員工編號、部門、層級職位、姓名、入職日期、轉正日期、合同到期、聯繫方式、緊急聯繫人及聯繫方式、現住地址、户籍地址、最高學歷、身份證號、户籍性質等

（03）員工紙質檔案是員工檔案的基礎，電子檔案的建立是為了彌補紙質檔案在查詢方便及人力資源管理方面的便捷性和延伸性提供基礎。所以紙質檔案應該更加被重視。

（04）檔案管理必須由專人負責，且不可多人同時從事檔案管理工作，以免造成檔案資料因管理不當造成的重複輸入和錯誤問責不明。

特別提示

紙質檔案是基礎

電子檔案的建立應該根據工作需要設置必要的公式，方便信息錄入且能減少錯誤