檔案數字化工作流程

檔案數字化是指把紙質的檔案轉化為電子檔案然後保存到相應的管理軟件中方便儲存，和後期的調用，那麼正常的檔案數字化流程是什麼樣的呢？簡單的來説是大致分為整理-掃描-編目-儲存。

操作方法

（01）一、術語和定義1、數字化用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。2、紙質檔案數字化採用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上並能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。3、數字圖像表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的採樣並量化的函數，由相同維數的連續圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上採樣——連續函數，並在採樣點上將值最小化後的陣列。4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應於黑白兩種狀態的文字稿、線條圖等。5、連續色調靜態圖像以多於兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態數字圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長度內圖像包含的點數或像 素數，一般用每英時點數（dpi)表示。7、失真度對檔案進行數字化轉換後，數字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數字圖像向人或機器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像宂餘或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。

（02）二、紙質檔案數字化基本要求1、基本原則紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。2、數字化對像的確定原則應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。

（03）1）符合國家法律法規的原則紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定。2）價值性原則屬於歸檔範圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的範圍。3、基本環節紙質檔案數字化的基本環節主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。

（04）檔案掃描1、掃描方式1)根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀(如工程圖紙可採用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可採用大幅面數碼平台，或者縮微拍攝後的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以採用小幅面掃描後的圖像拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應採用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可採用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常採用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，並且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可採用黑白二值模式進行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可採用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要採用彩色模式進行掃描。3 、掃描分辨率1)掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描後的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。2）採用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥300dpi。

（05）圖像處理1 、圖像數據質量檢查1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。2）由於操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。3）發現文件漏掃時，應及時補掃並正確插入圖像。4）發現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。2、糾偏對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閲讀習慣。3、去污對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。

（06）數據關聯以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。